Die Kunst des Briefbeschriftens: Tipps für eine präzise und ansprechende Adressierung
Etwas mehr als 40 Millionen Briefe landen pro Tag in den Briefkästen der deutschen Bundesbürger. Damit die Zustellung durch die Poststellen schnell und zuverlässig erfolgt, kommen technische Hilfsmittel wie Systeme zur maschinellen Auslesung zum Einsatz.
Da das Verfahren ohne genormte Prozesse nicht möglich wäre, ist auf eine richtige Positionierung von Absenderdaten, Empfängerdaten und Briefmarken auf dem Versandumschlag zu achten. Unter Umständen gelangt der Brief durch eine manuelle Bearbeitung der Briefsendung zwar dennoch ans Ziel, hier ist jedoch mit einer Verspätung zu rechnen.
Erfahren Sie hier, wie Sie Briefe verschiedener Maße für den nationalen und internationalen Versand richtig beschriften. Die Versandkosten können Sie hier schnell und unkompliziert mit unserem Versandkostenrechner ermitteln.
Brief richtig beschriften: So geht's richtig!
Hierzulande und in ganz Europa hat sich das DIN-A-Format als fester Standard für Briefpapier etabliert. Ganz klassisch versendet das Amt Schriften beispielsweise normalerweise in der Größe DIN A4.
Damit das Papier mit den Briefumschlägen kompatibel ist, haben sich auf Grundlage der gängigen Papiergrößen verschiedene Briefumschläge bewährt. Grundsätzlich sind die Pendants zum DIN-A-Format um wenige Millimeter größer, damit sie das Briefpapier fassen können. Zu den verschiedenen Größen gehören:
- DIN C6 ~ 162 x 114 Millimeter
- DIN C5 ~ 223 x 162 Millimeter
- DIN C4 ~ 324 x 229 Millimeter
- DIN B5 ~ 250 x 176 Millimeter
- DIN B4 ~ 363 x 250 Millimeter
- DIN E4 ~ 400 x 280 Millimeter
- DIN lang ~ 220 x 110 Millimeter
- DIN lang+ ~ 229 x 114 Millimeter
- Kompaktbrief ~ 235 x 125 Millimeter
Beim Versenden einer einfachen DIN A4 Seite reicht für einen DIN C6 Umschlag eine zweifache oder für einen DIN C5 Umschlag eine einfache Faltung des Blatts. Amtliche Briefe treffen meist in einem Kompaktbrief oder im DIN lang Format ein. Für Unterlagen wie Urkunden oder auch für Einladungen eignen sich größere Umschläge wie etwa DIN C4, welches ein nicht ausgebreitetes DIN A4 Blatt umfassen kann.
Umschläge in DIN C4 werden dabei in verschiedenen Formaten hergestellt. Im Hochformat spricht man von einer Versandtasche, während im Querformat von einem Briefumschlag die Rede ist. Beide Formate unterscheiden sich minimal in der Art der Beschriftung. Auch bei den Standardbriefen gibt es Sonderbriefe, nämlich solche mit einem Sichtfeld. bei denen es beim Brief Beschriften einiges zu beachten gibt.
Briefumschlag richtig beschriften
Möchten Sie einen Brief beschriften für A5 Papier, eignet sich ein DIN C6 Brief. Möchten Sie einen Brief beschriften für A4 Papier, das Sie nicht falten können, können Sie auf einen Briefumschlag in DIN C4 zurückgreifen. In jedem Fall kommen wichtige Informationen auf die Vorderseite des Briefs. Bei der Seite, an der sich die Lasche öffnen und schließen lässt und wo sich der Klebestreifen befindet, handelt es sich um die Rückseite des Umschlags. Bei Briefsendungen wird stets ausschließlich die Vorderseite beschriftet. Die obere Seite befindet sich beim Brief dort, wo sich auch die Lasche befindet.
Zur richtigen Beschriftung sind verschiedene Informationen wie Informationen zum Absender und Empfänger sowie eine Briefmarke erforderlich. Die Adresse des Absenders steht dabei am oberen linken Rand des Umschlages. Hier stehen wie folgt:
- Vorname und Name
- Straße und Hausnummer
- Postleitzahl und Ort
Die Adresse des Absenders ist für den Versand zwar nicht relevant, ist aber für die korrekte Rückführung im Falle einer fehlgeschlagenen Zustellung notwendig. Der Empfänger ist auf der unteren rechten Seite gelistet. Wie beim Absender sind hier dieselben Informationen zum Namen und Wohnort erforderlich.
Ist der Brief an eine Firma adressiert, ist noch vor dem Namen die Firma zu nennen. Das Porto hingegen befindet sich oben rechts auf dem Umschlag. Mittlerweile besteht die Möglichkeit, zwischen klassischer Briefmarke und digitalem Portocode zu wählen.
Hier können Sie das Feld mithilfe eines Stiftes unkompliziert mit einem Portocode beschriften. Füge die Briefmarke erst am Schluss hinzu, damit Sie Fehler bei der Adressierung nachträglich noch korrigieren können.
Hinweis: Bei Sendungen an ein Postfach ersetzt die Postnummer des Empfängers die Straße und Hausnummer. Im Anschluss ist die Packstation mit Nummer aufzulisten. Den Schluss bildet die Postleitzahl sowie der Ort der Packstation.
Briefumschlag mit Fenster richtig beschriften
Bei den Abweichungen mit Sichtfenster steht die Empfängeradresse im besagten Sichtfenster auf der unteren linken Seite. Damit die Adresse durch das Sichtfenster blickt, muss die Adresse bei einem DIN-A4-Blatt vor der Faltung am oberen linken Rand stehen. Auch die Absenderadresse steht in einer Linie knapp über dem Empfänger im Sichtfenster. Das Portofeld befindet sich weiterhin oben rechts.
Versandtasche richtig beschriften
Bei Versandtaschen befindet sich der Klebestreifen am kurzen Ende. Beim Briefe beschriften legt man die Versandtasche quer und notiert die Versandinformationen zu Empfänger und Absender wie gewohnt auf die Vorderseite der Tasche. Die Rückseite befindet sich wie bei einem Kompaktbrief da, wo sich der Klebestreifen befindet.
Internationale Briefe richtig beschriften
Auch bei internationalen Sendungen stehen die Informationen auf der Vorderseite. Hier kommen keine Länderkürzel zum Einsatz. Während sich die Beschriftung im allgemeinen nicht unterscheidet, steht bei internationalen Sendungen der Zielort in Großbuchstaben nach der Postleitzahl. Eine Zeile darunter ist das vollständig ausgeschriebene Land in Großbuchstaben zu notieren.
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