Packing list: documentos necessários para exportação

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Sabe como preparar a sua Packing list?

Depois de ter embalado corretamente a sua encomenda, o último passo é assegurar que tem toda a documentação necessária para proceder ao envio da mesma. Este é um cuidado que se deve ter sobretudo nos envios internacionais, isto é, para além dos limites da União Europeia e que necessariamente terão que passar por uma Alfândega.

O que é a Packing list e para que serve?

A Packing List é uma lista com a descrição dos conteúdos da encomenda, e que complementa a informação que consta da fatura. Deve ser emitida pela pessoa que efetua o envio – o remetente.

Como fazer a ‘Packing list’?

O documento deve ser composto por duas partes. Na primeira parte:

  • Deve indicar a fatura a que corresponde.
  • Deve conter os dados completos que identifiquem o remetente da encomenda. No caso de empresas, deve ter o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC). No caso de clientes particulares, terá que ter o Número de Identificação Fiscal (NIF) e Número de Identificação Civil (NIC) ou Passaporte. Deverá ainda ter um carimbo ou uma assinatura, dependendo do caso.
  • Devem também estar incluídos os dados completos que identifiquem o destinatário do envio.
  • A data.

Na segunda parte:

  • Uma descrição detalhada do conteúdo de cada encomenda, com identificação das marcas e características de cada objeto. Esta descrição é obrigatória e tem um carácter de declaração de honra.
  • Uma descrição do envio que inclua o seu peso bruto e líquido, volume e quantidade de pacotes.
  • Valor comercial por encomenda e em conjunto.

Este documento é obrigatório porque facilita o reconhecimento por parte das autoridades aduaneiras e é de grande importância para o despache físico nas alfândegas. Funciona também como comprovativo para eventuais danos ou perdas de objetos da encomenda, como por exemplo, quando estes se rompem, ou situações similares.

Para além disso, esta documentação deve ser colocada num envelope que deverá seguir na parte exterior da encomenda. Deve-se evitar que coincida com os fechos, cantos ou fita adesiva do pacote.

Por último, não se esqueça de colocar as etiquetas com a morada do envio.